اگر کسب‌وکار شما برای خرید کالا، مواد اولیه، تجهیزات یا دریافت خدمات هنوز به فاکتور کاغذی متکی است، باید از همین حالا فرایند خرید و ثبت اسناد خود را بازبینی کنید. بر اساس قانون مالیات بر سوداگری و سفته‌بازی و حکم الحاق‌شده به قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان، پس از پایان مهلت بیست‌ماهه، سازمان امور مالیاتی باید هزینه‌های قابل قبول مالیاتی را بر مبنای صورتحساب الکترونیکی بپذیرد.
این تغییر از ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶ اهمیت اجرایی پیدا می‌کند. البته یک نکته بسیار مهم وجود دارد: این تاریخ را نباید با زمان حذف اعتبار مالیات بر ارزش افزوده صورتحساب‌های کاغذی یکی دانست؛ اعتبار مالیات بر ارزش افزوده خرید از ۱ دی ۱۴۰۴ تابع الزام جداگانه‌ای شده است.
در این راهنما، تفاوت این دو حکم، مبنای قانونی، تکلیف خریدار و فروشنده و اقداماتی را که حسابداران و مدیران مالی باید پیش از موعد انجام دهند، مرور می‌کنیم.
پاسخ کوتاه: از چه تاریخی فاکتور کاغذی برای هزینه مالیاتی پذیرفته نمی‌شود؟
بر اساس ماده ۲۸ قانون مالیات بر سوداگری و سفته‌بازی، حکم مربوط به پذیرش صرفاً هزینه‌های دارای صورتحساب الکترونیکی، بیست ماه پس از لازم‌الاجرا شدن آن قانون جاری می‌شود. با توجه به تاریخ لازم‌الاجرا شدن قانون در ۱۳ شهریور ۱۴۰۴، پایان مهلت بیست‌ماهه برابر با ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶ است.
بنابراین از این تاریخ، قاعده قانونی آن است که هزینه‌های قابل قبول مالیاتی موضوع فصل دوم باب چهارم قانون مالیات‌های مستقیم باید مستند به صورتحساب الکترونیکی باشند. در عین حال، قانون برای اعلام هزینه‌های فاقد صورتحساب الکترونیکی و درخواست رسیدگی نیز سازوکاری پیش‌بینی کرده است که در ادامه توضیح داده می‌شود.
تفاوت اعتبار مالیات بر ارزش افزوده با پذیرش هزینه قابل قبول مالیاتی چیست؟
یکی از مهم‌ترین ابهام‌ها این است که عبارت «اعتبار مالیاتی» در اطلاع‌رسانی‌ها گاهی برای دو موضوع متفاوت به کار می‌رود. در حالی که اعتبار مالیات بر ارزش افزوده و پذیرش هزینه در محاسبه درآمد مشمول مالیات عملکرد، دو مفهوم جداگانه‌اند.
| موضوع | تاریخ اجرا | اثر صورتحساب کاغذی |
| اعتبار مالیات بر ارزش افزوده خرید | از ۱ دی ۱۴۰۴ | صورتحساب غیرالکترونیکی، با رعایت حکم بخشنامه و سایر مقررات، مبنای احتساب اعتبار مالیات و عوارض خرید نیست. |
| هزینه قابل قبول مالیات عملکرد | از ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶ | قاعده قانونی، پذیرش هزینه‌های دارای صورتحساب الکترونیکی است؛ برای هزینه فاقد صورتحساب نیز مسیر اعلام و رسیدگی قانونی وجود دارد. |
در نتیجه ممکن است یک فاکتور کاغذی از نظر ثبت حسابداری یا اثبات وقوع یک معامله، همچنان به‌عنوان سندی در پرونده نگهداری شود؛ اما این موضوع به‌تنهایی به معنی پذیرش آن به‌عنوان اعتبار مالیات بر ارزش افزوده یا هزینه قابل قبول مالیاتی نیست. اثر مالیاتی هر سند باید بر اساس تاریخ، نوع مالیات و مقررات مربوط بررسی شود.
مبنای قانونی حذف پذیرش هزینه‌های مبتنی بر فاکتور کاغذی
مبنای اصلی این تغییر، ماده ۱۰ قانون مالیات بر سوداگری و سفته‌بازی مصوب ۸ تیر ۱۴۰۴ است که تبصره‌هایی را به ماده ۲۵ قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان اضافه کرده است. در تبصره ۵ الحاقی ماده ۲۵ آمده است که سازمان امور مالیاتی صرفاً هزینه‌های دارای صورتحساب الکترونیکی را به‌عنوان هزینه قابل قبول مالیاتی موضوع فصل دوم باب چهارم قانون مالیات‌های مستقیم می‌پذیرد.
ماده ۲۸ قانون مالیات بر سوداگری و سفته‌بازی نیز زمان اجرای این حکم را بیست ماه پس از لازم‌الاجرا شدن قانون تعیین کرده است. قانون پس از انتشار در روزنامه رسمی و طی تشریفات قانونی، از ۱۳ شهریور ۱۴۰۴ لازم‌الاجرا شده و بر همین مبنا تاریخ پایان مهلت بیست‌ماهه ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶ محاسبه می‌شود.
همچنین بخشنامه شماره ۲۰۰/۱۶۳۲۸/ص مورخ ۱۲ آذر ۱۴۰۴ سازمان امور مالیاتی، دو موضوع را از هم تفکیک کرده است: عدم پذیرش اعتبار مالیات بر ارزش افزوده صورتحساب‌های غیرالکترونیکی از ۱ دی ۱۴۰۴ و پذیرش هزینه‌های غیرالکترونیکی واجد شرایط تا پایان مهلت بیست‌ماهه، با رعایت ضوابط مربوط.
آیا بعد از ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶ هیچ فاکتور کاغذی قابل بررسی نیست؟
خیر؛ بیان دقیق حکم این نیست که هر سند کاغذی در هر شرایطی باطل یا غیرقابل استناد می‌شود. موضوع تبصره ۵ ماده ۲۵، پذیرش هزینه به‌عنوان هزینه قابل قبول مالیاتی است. این حکم را نباید به ممنوعیت مطلق نگهداری یا ارائه اسناد کاغذی در همه روابط تجاری و حقوقی تعمیم داد.
نکته مهم‌تر اینکه همین تبصره برای هزینه‌های فاقد صورتحساب الکترونیکی، مسیر مشخصی پیش‌بینی کرده است: مؤدی می‌تواند هزینه را از طریق کارپوشه تجاری به‌عنوان هزینه قابل قبول اعلام کند و نسبت به مالیات متعلق اعتراض ثبت کند. سازمان موظف است هزینه اعلام‌شده را بررسی کند.
در متن تبصره همچنین پیش‌بینی شده است که اگر فروشنده هزینه اعلام‌شده را در کارپوشه تجاری تأیید کند، فروشنده برای همان مورد تکلیفی به صدور صورتحساب الکترونیکی نخواهد داشت و مشمول جریمه‌های مربوط به عدم صدور صورتحساب الکترونیکی نمی‌شود. بنابراین حسابدار باید علاوه بر مطالبه صورتحساب الکترونیکی، با سازوکار اعلام و تأیید هزینه در کارپوشه تجاری نیز آشنا باشد.
این مسیر به معنی تضمین پذیرش خودکار هر هزینه نیست. مؤدی باید اطلاعات و مستندات لازم را ارائه کند و رسیدگی طبق قانون انجام می‌شود.
این تغییر چه کسانی را تحت تأثیر قرار می‌دهد؟
اثر این حکم برای کسب‌وکارهایی مهم است که در محاسبه درآمد مشمول مالیات خود، هزینه‌های خرید کالا و خدمات را به‌عنوان هزینه قابل قبول مطرح می‌کنند. از جمله:
• شرکت‌ها و اشخاص حقوقی دارای هزینه‌های عملیاتی، اداری، تولیدی و پشتیبانی؛
• صاحبان مشاغل و اشخاص حقیقی دارای فعالیت اقتصادی؛
• واحدهای تولیدی و صنعتی که مواد اولیه، قطعات یا خدمات فنی خریداری می‌کنند؛
• فروشگاه‌ها و کسب‌وکارهای بازرگانی که خرید کالا بخش مهمی از هزینه‌های آن‌هاست؛
• پیمانکاران و ارائه‌دهندگان خدمات که برای اجرای پروژه از تأمین‌کنندگان خرید می‌کنند؛
• حسابداران، مدیران مالی و مسئولان خرید که فرایند دریافت و ثبت اسناد را مدیریت می‌کنند.
دامنه دقیق شمول هر مؤدی و هر معامله باید با توجه به وضعیت مالیاتی، مقررات مربوط به صدور صورتحساب و استثناهای قانونی بررسی شود. این مقاله جایگزین بررسی پرونده و وضعیت اختصاصی مؤدی نیست.
خریدار از همین حالا چه اقداماتی باید انجام دهد؟
۱. فرایند خرید را اصلاح کنید
در سفارش خرید، قراردادها و دستورالعمل‌های داخلی مشخص کنید که فروشنده باید صورتحساب الکترونیکی معتبر صادر کند و اطلاعات هویتی و اقتصادی خریدار را درست ثبت کند. دریافت یک رسید پرداخت یا پیش‌فاکتور، لزوماً جایگزین صورتحساب الکترونیکی نیست.
۲. وضعیت فروشندگان اصلی را بررسی کنید
فهرست تأمین‌کنندگان پرتکرار و پرمبلغ را تهیه کنید. از آن‌ها درباره امکان صدور صورتحساب الکترونیکی، ثبت شناسه اقتصادی و اطلاعات لازم خریدار سؤال کنید. بهتر است این موضوع پیش از قطعی شدن خرید و پرداخت بررسی شود، نه هنگام بستن حساب‌ها.
۳. صورتحساب‌های دریافتی را کنترل کنید
واحد مالی باید صورتحساب‌های خرید را از نظر ثبت در سامانه مؤدیان، مشخصات خریدار، مبلغ، تاریخ، شرح کالا یا خدمت و وضعیت صورتحساب کنترل کند. مغایرت‌ها را در همان دوره شناسایی و برای اصلاح پیگیری کنید.
۴. اسناد کاغذی را از اسناد الکترونیکی تفکیک کنید
در نرم‌افزار حسابداری یا بایگانی اسناد، وضعیت هر هزینه را مشخص کنید: دارای صورتحساب الکترونیکی، فاقد صورتحساب الکترونیکی، در انتظار اصلاح یا نیازمند پیگیری از طریق کارپوشه تجاری. این تفکیک در زمان تهیه اظهارنامه و رسیدگی مالیاتی کمک‌کننده است.
۵. برای موارد فاقد صورتحساب، مستندات را نگهداری کنید
قرارداد، سفارش خرید، رسید تحویل کالا، رسید پرداخت بانکی، مکاتبات با فروشنده و سایر مدارک مرتبط را نگهداری کنید. این اسناد جایگزین خودکار صورتحساب الکترونیکی نیستند، اما ممکن است برای توضیح ماهیت و وقوع هزینه و پیگیری قانونی آن ضرورت داشته باشند.
۶. با کارپوشه تجاری آشنا شوید
مسئول مالی باید امکان اعلام هزینه فاقد صورتحساب الکترونیکی، ثبت اعتراض و پیگیری تأیید فروشنده در کارپوشه تجاری را بشناسد. جزئیات اجرایی و مسیرهای سامانه‌ای را پیش از استفاده، از آخرین راهنمای رسمی سازمان امور مالیاتی بررسی کنید.
فروشنده چه تکلیفی دارد؟
فروشنده‌ای که طبق قانون و مقررات مربوط مکلف به صدور صورتحساب الکترونیکی است، باید فرایند صدور و ارسال صورتحساب را متناسب با نوع فعالیت و وضعیت پرونده خود مدیریت کند. برای فروش به اشخاص تجاری، دریافت اطلاعات صحیح خریدار و ثبت درست صورتحساب اهمیت ویژه‌ای دارد.
با این حال، نباید تصور کرد هر فروشنده‌ای در هر شرایطی و برای هر معامله‌ای دقیقاً یک نوع صورتحساب صادر می‌کند. نوع صورتحساب، وضعیت معافیت‌ها، نصاب‌ها و استثناهای قانونی باید بر اساس آخرین مقررات و وضعیت همان مؤدی بررسی شود. همچنین حکم تبصره ۵ درباره تأیید هزینه اعلام‌شده در کارپوشه تجاری، در شرایط مقرر می‌تواند فروشنده را از صدور صورتحساب الکترونیکی برای همان مورد معاف کند.
مثال کاربردی: خرید تجهیزات برای یک شرکت
فرض کنید یک شرکت در اسفند ۱۴۰۵ تعدادی تجهیزات اداری از یک فروشنده خریداری می‌کند و فقط فاکتور کاغذی دریافت می‌کند. از نظر اعتبار مالیات بر ارزش افزوده، از آنجا که خرید پس از ۱ دی ۱۴۰۴ انجام شده، فاکتور غیرالکترونیکی مبنای احتساب اعتبار مالیات بر ارزش افزوده نخواهد بود.
اما از نظر هزینه قابل قبول مالیات عملکرد، خرید در بازه پیش از پایان مهلت بیست‌ماهه قرار دارد. اگر صورتحساب کاغذی دارای مشخصات خریدار و سایر شرایط مقرر باشد، طبق بخشنامه ۲۰۰/۱۶۳۲۸/ص تا پایان مهلت قانونی امکان پذیرش آن از حیث هزینه قابل قبول، با رعایت ضوابط، وجود دارد.
اگر خرید مشابهی پس از ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶ انجام شود، قاعده جدید مبنا قرار می‌گیرد و شرکت باید صورتحساب الکترونیکی دریافت کند. اگر چنین صورتحسابی در دسترس نباشد، باید از سازوکار اعلام هزینه فاقد صورتحساب در کارپوشه تجاری و رسیدگی مقرر در قانون استفاده کند؛ پذیرش هزینه در این حالت خودکار و تضمین‌شده نیست.
جدول زمانی مهم برای حسابداران و مدیران مالی
| تاریخ | رویداد | اقدام پیشنهادی |
| ۱ دی ۱۴۰۴ | عدم پذیرش اعتبار مالیات بر ارزش افزوده خرید بر مبنای صورتحساب غیرالکترونیکی | کنترل صورتحساب الکترونیکی خرید برای اعتبار ارزش افزوده |
| ۱۳ شهریور ۱۴۰۴ | تاریخ لازم‌الاجرا شدن قانون مالیات بر سوداگری و سفته‌بازی طبق مبنای محاسبه مهلت | مبنای محاسبه مهلت بیست‌ماهه |
| ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶ | پایان مهلت بیست‌ماهه و اجرای حکم پذیرش هزینه‌های دارای صورتحساب الکترونیکی | تکمیل اصلاح فرایند خرید، دریافت و کنترل صورتحساب |
پرسش‌های متداول
آیا از ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶ فاکتور کاغذی کاملاً باطل می‌شود؟
خیر. حکم مورد بحث درباره پذیرش هزینه به‌عنوان هزینه قابل قبول مالیاتی است. این حکم به‌تنهایی به معنی باطل شدن همه اسناد کاغذی در تمام روابط تجاری و حقوقی نیست.
آیا فاکتور کاغذی از ابتدای سال ۱۴۰۵ برای اعتبار ارزش افزوده قابل قبول است؟
خیر. طبق بخشنامه ۲۰۰/۱۶۳۲۸/ص، از ۱ دی ۱۴۰۴ احتساب اعتبار مالیات بر ارزش افزوده خرید، با رعایت سایر مقررات، صرفاً بر اساس صورتحساب الکترونیکی امکان‌پذیر است.
آیا تا ۶ اردیبهشت ۱۴۰۶ فاکتور کاغذی می‌تواند هزینه قابل قبول باشد؟
طبق بخشنامه یادشده، صورتحساب‌های غیرالکترونیکی دارای مشخصات خریدار تا پایان مهلت بیست‌ماهه، با رعایت ضوابط و مقررات مربوط، از حیث هزینه قابل قبول مالیاتی قابل پذیرش‌اند.
اگر فروشنده صورتحساب الکترونیکی صادر نکند چه کنیم؟
ابتدا از فروشنده درخواست صدور یا اصلاح صورتحساب کنید. در صورت باقی ماندن مشکل، حکم تبصره ۵ ماده ۲۵ امکان اعلام هزینه فاقد صورتحساب از طریق کارپوشه تجاری و درخواست رسیدگی را پیش‌بینی کرده است.
آیا رسید کارتخوان جای صورتحساب الکترونیکی را می‌گیرد؟
صرف داشتن رسید کارتخوان را نباید معادل دریافت صورتحساب الکترونیکی دانست. حکم رسید کارتخوان و درگاه پرداخت در حکم صورتحساب، شرایط و دامنه جداگانه‌ای دارد و باید بر اساس مقررات جاری و نوع فعالیت بررسی شود.
آیا این حکم فقط برای شرکت‌هاست؟
متن قانون به هزینه‌های قابل قبول مالیاتی موضوع قانون مالیات‌های مستقیم اشاره دارد؛ بنابراین موضوع می‌تواند برای اشخاص حقیقی صاحب کسب‌وکار و اشخاص حقوقی نیز اهمیت داشته باشد. وضعیت هر مؤدی باید جداگانه بررسی شود.
آیا نگهداری فاکتور کاغذی بعد از این تاریخ بی‌فایده است؟
خیر. اسناد کاغذی ممکن است برای اثبات وقوع معامله، کنترل داخلی، حسابداری یا پیگیری اختلافات مفید باشند؛ اما نگهداری آن‌ها به‌تنهایی تضمین‌کننده پذیرش هزینه مالیاتی نیست.
جمع‌بندی
از ۱ دی ۱۴۰۴، صورتحساب کاغذی دیگر مبنای احتساب اعتبار مالیات بر ارزش افزوده خرید نیست. در مرحله بعد، از ۷ اردیبهشت ۱۴۰۶، حکم پذیرش هزینه‌های قابل قبول مالیاتی بر پایه صورتحساب الکترونیکی اجرا می‌شود. این دو تاریخ به دو اثر متفاوت مربوط‌اند و نباید با یکدیگر اشتباه گرفته شوند.
بهترین اقدام برای کسب‌وکارها این است که از همین حالا دریافت صورتحساب الکترونیکی را در فرایند خرید تثبیت کنند، فروشندگان اصلی را از نظر آمادگی بررسی کنند و واحد مالی را برای کنترل صورتحساب‌ها و استفاده از کارپوشه تجاری آماده سازند. منتظر ماندن تا اردیبهشت ۱۴۰۶ می‌تواند اصلاح فرایندها را پرهزینه و دشوار کند.
سامانه ۲۶؛ همراه مسیر مالی کسب‌وکارها.